Modèle lettre rendez-vous non honoré : 20 textes

E-mail · Ton cordial · 551 caractères

Le texte de base, pour une personne que vous connaissez peu. Il rappelle le délai d'annulation sans rien réclamer.

Objet : votre rendez-vous du [date] chez [nom du salon]

Bonjour [prénom],

Nous vous attendions le [date] à [heure] pour [prestation], et le rendez-vous n'a pas eu lieu. Nous espérons que tout va bien.

Si vous souhaitez un nouveau rendez-vous, vous pouvez le prendre sur [lien de réservation] ou au [téléphone du salon].

Pour la prochaine fois, un petit rappel : vous pouvez annuler ou déplacer un rendez-vous gratuitement jusqu'à [24] heures avant. Cela nous permet de proposer le créneau à une autre personne.

À bientôt,
[prénom], [nom du salon]

SMS · Ton cordial · 128 caractères · 1 SMS

Le même message en une ligne, à envoyer de votre téléphone dans l'heure qui suit. Il tient en un seul envoi tant que le prénom et le lien restent courts.

Bonjour [prénom], votre rendez-vous de [heure] chez [nom du salon] n'a pas eu lieu. Tout va bien ? Pour en reprendre un : [lien]

WhatsApp · Ton cordial · 267 caractères

Pour une personne avec qui vous échangez déjà par messagerie. Plus direct, signé de votre prénom : c'est vous qui écrivez, pas le salon.

Bonjour [prénom], c'est [votre prénom] de [nom du salon]. On vous attendait à [heure] pour [prestation] et on ne vous a pas vu passer. Rien de grave, j'espère ?

Dites-moi quand vous voulez revenir, ou réservez directement ici : [lien de réservation]

Bonne journée !

E-mail · Ton cordial · 404 caractères

Quand la personne vient depuis des années et que c'est la première fois. On ne rappelle aucune règle : on prend des nouvelles et on propose deux créneaux.

Objet : nous vous attendions [jour]

Bonjour [prénom],

Votre fauteuil est resté vide [jour] à [heure], et ce n'est pas dans vos habitudes : j'espère que rien de fâcheux ne vous est arrivé.

Je peux vous recevoir [jour 1] à [heure] ou [jour 2] à [heure]. Répondez simplement à ce message avec le créneau qui vous convient, ou choisissez-en un autre sur [lien de réservation].

À très vite,
[votre prénom]

SMS · Ton cordial · 141 caractères · 1 SMS

Quand la personne écrit d'elle-même pour s'excuser. On accepte, on propose une date, et on n'ajoute rien.

Merci de votre message, [prénom], et pas d'inquiétude. Je peux vous recevoir [jour 1] à [heure] ou [jour 2] à [heure]. Lequel vous convient ?

E-mail · Ton ferme · 727 caractères

Il cite les deux dates et annonce l'acompte pour les prochaines réservations. Joignez le lien de votre politique d'annulation.

Objet : vos rendez-vous non honorés

Bonjour [prénom],

Vous aviez rendez-vous le [date] à [heure] et le [date de la première absence]. Aucun des deux n'a eu lieu, et nous n'avons pas été prévenus. Chaque fois, le créneau de [durée] est resté vide alors que d'autres personnes attendaient une place.

Nous tenons à continuer à vous recevoir. À partir de maintenant, nous vous demanderons donc un acompte de [montant] € pour toute réservation, déduit du prix le jour du rendez-vous, comme le prévoit notre politique d'annulation : [lien vers la politique].

Si une difficulté vous empêche de venir ou de prévenir, dites-le-nous simplement : nous trouverons une solution.

Bien cordialement,
[prénom], [nom du salon], [téléphone]

SMS · Ton ferme · 146 caractères · 1 SMS

Quand vous n'avez que le numéro de portable. Il dit le fait et la suite, sans commentaire ; à envoyer de votre téléphone.

Bonjour [prénom], votre rendez-vous du [date] n'a pas eu lieu, pour la 2e fois. Un acompte de [montant] € sera demandé à la prochaine réservation.

Lettre · Ton formel · 1204 caractères

Un courrier daté, pour une situation qui dure. Il fixe la règle par écrit et laisse une porte ouverte ; joignez-y votre politique d'annulation.

[Nom du salon]
[Adresse du salon]
[Téléphone] · [e-mail]

[Prénom et nom]
[Adresse]

[Ville], le [date]

Objet : vos rendez-vous non honorés des [date 1], [date 2] et [date 3]

Madame, Monsieur,

Vous aviez rendez-vous dans notre salon les [date 1], [date 2] et [date 3]. Aucun de ces rendez-vous n'a été honoré, et nous n'avons pas été prévenus. À chaque fois, un créneau de [durée] vous était réservé et n'a pas pu être proposé à une autre personne.

Nous vous avons écrit après les deux premières absences. Faute de changement, nous prenons les dispositions suivantes à compter de ce jour :

– toute nouvelle réservation à votre nom se fera avec un acompte de [montant] €, réglé à la réservation et déduit du prix le jour du rendez-vous ;
– cet acompte restera acquis au salon si le rendez-vous n'est pas honoré ou s'il est annulé moins de [24] heures avant, comme l'indique notre politique d'annulation, jointe à ce courrier.

Si ces absences tiennent à une difficulté dont nous n'avons pas connaissance, nous vous invitons à nous appeler au [téléphone] : nous en tiendrons compte.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

[Prénom et nom]
[Fonction], [nom du salon]

Lettre · Ton formel · 844 caractères

Votre politique parle d'arrhes, ou ne nomme pas la somme : la loi lit alors des arrhes. La lettre cite l'article, la date de réservation et le délai.

[Nom du salon]
[Adresse du salon]
[Téléphone] · [e-mail]

[Prénom et nom]
[Adresse]

[Ville], le [date]

Objet : rendez-vous du [date] non honoré — arrhes de [montant] €

Madame, Monsieur,

Le [date de réservation], vous avez réservé [prestation] pour le [date] à [heure], et versé [montant] € d'arrhes à la réservation. Ce rendez-vous n'a pas été honoré, et il n'a pas été annulé dans le délai de [24] heures prévu par notre politique d'annulation, que vous avez acceptée en réservant.

Conformément à cette politique et à l'article L214-1 du Code de la consommation, les arrhes de [montant] € restent acquises au salon.

Vous pouvez reprendre rendez-vous quand vous le souhaitez sur [lien de réservation] ou au [téléphone].

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

[Prénom et nom]
[Fonction], [nom du salon]

Lettre · Ton formel · 834 caractères

Votre politique écrit le mot « acompte » : l'engagement est ferme des deux côtés. La lettre s'appuie sur votre politique, pas sur l'article L214-1.

[Nom du salon]
[Adresse du salon]
[Téléphone] · [e-mail]

[Prénom et nom]
[Adresse]

[Ville], le [date]

Objet : rendez-vous du [date] non honoré — acompte de [montant] €

Madame, Monsieur,

Le [date de réservation], vous avez réservé [prestation] pour le [date] à [heure], et versé un acompte de [montant] € à la réservation. Ce rendez-vous n'a pas été honoré, et il n'a pas été annulé dans le délai de [24] heures prévu par notre politique d'annulation, que vous avez acceptée en réservant.

Conformément à cette politique, l'acompte de [montant] € reste acquis au salon au titre du créneau réservé pour vous.

Vous pouvez reprendre rendez-vous quand vous le souhaitez sur [lien de réservation] ou au [téléphone].

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

[Prénom et nom]
[Fonction], [nom du salon]

E-mail · Ton neutre · 491 caractères

Pour une petite somme et une personne que vous reverrez : les mêmes faits que la lettre, en quatre phrases. Remplacez « arrhes » par « acompte » si c'est le mot de votre politique.

Objet : votre rendez-vous du [date] — arrhes de [montant] €

Bonjour [prénom],

Vous aviez réservé [prestation] pour le [date] à [heure] et versé [montant] € d'arrhes. Le rendez-vous n'a pas eu lieu et n'a pas été annulé dans le délai de [24] heures prévu par notre politique d'annulation, acceptée à la réservation : les arrhes restent donc acquises au salon.

Vous pouvez reprendre rendez-vous quand vous le souhaitez sur [lien de réservation].

Bien cordialement,
[prénom], [nom du salon]

E-mail · Ton cordial · 496 caractères

Vous avez le droit de garder la somme et vous choisissez de ne pas le faire, une fois. Le texte dit que c'est un geste, et fixe une date limite.

Objet : votre rendez-vous du [date] : on reporte

Bonjour [prénom],

Vous aviez réservé [prestation] pour le [date] à [heure] et versé [montant] € à la réservation. Le rendez-vous n'a pas eu lieu. Notre politique d'annulation prévoit que cette somme reste acquise au salon.

Comme c'est la première fois, nous la reportons sur un nouveau rendez-vous, à prendre avant le [date limite] sur [lien de réservation]. Passé cette date, elle restera acquise au salon.

À bientôt,
[prénom], [nom du salon]

SMS · Ton neutre · 150 caractères · 1 SMS

À envoyer de votre téléphone dix minutes après l'heure. Il donne la limite au-delà de laquelle le rendez-vous sera reporté ; adaptez-la à votre planning.

Bonjour [prénom], votre rendez-vous de [heure] chez [nom du salon] a commencé sans vous. Passé [15] minutes de retard, il sera reporté. Vous arrivez ?

E-mail · Ton neutre · 776 caractères

La personne a prévenu, mais trop tard pour que le créneau soit repris. Gardez le paragraphe qui correspond à votre cas, supprimez l'autre.

Objet : l'annulation de votre rendez-vous du [date]

Bonjour [prénom],

Nous avons bien reçu l'annulation de votre rendez-vous du [date] à [heure], et nous vous remercions d'avoir prévenu. Elle nous est parvenue [délai] avant le rendez-vous, soit moins que les [24] heures prévues par notre politique d'annulation.

[Si une somme a été versée :] La somme de [montant] € versée à la réservation reste donc acquise au salon, comme le prévoit cette politique.

[Si aucune somme n'a été versée :] Rien ne vous est demandé cette fois. Pour une prochaine réservation, pensez à nous prévenir au moins [24] heures avant : le créneau peut alors être proposé à quelqu'un d'autre.

Vous pouvez reprendre rendez-vous sur [lien de réservation].

Bien cordialement,
[prénom], [nom du salon]

SMS · Artisan à domicile · Ton neutre · 149 caractères · 1 SMS

À envoyer de votre téléphone pendant que vous êtes sur place. Il date votre passage et donne à la personne une chance d'arriver.

Bonjour, [prénom] de [entreprise]. Je suis devant chez vous pour le rendez-vous de [heure], personne ne répond. J'attends jusqu'à [heure] : [numéro].

E-mail · Artisan à domicile · Ton neutre · 712 caractères

Le soir même. Il rappelle les faits, propose deux dates, et ne réclame le déplacement que si la personne en avait accepté le principe avant le rendez-vous.

Objet : notre rendez-vous du [date] au [adresse]

Bonjour [Madame / Monsieur] [nom],

Je me suis présenté le [date] à [heure] au [adresse] pour [intervention], comme convenu le [date de la prise de rendez-vous]. Personne n'était sur place et mes appels au [numéro] sont restés sans réponse ; je suis reparti à [heure].

Je peux revenir le [date 1] à [heure] ou le [date 2] à [heure] : dites-moi ce qui vous convient, par retour de mail ou au [téléphone].

[Si des frais de déplacement étaient prévus et acceptés avant le rendez-vous :] Comme l'indiquent les conditions que vous avez acceptées le [date], le déplacement de [montant] € reste dû pour ce premier passage.

Cordialement,
[prénom et nom], [entreprise]

SMS · Restaurant · Ton neutre · 149 caractères · 1 SMS

Le lendemain, de votre téléphone. Il ne réclame rien : il dit ce qu'une table gardée coûte, et demande un appel la prochaine fois.

Bonjour [prénom], votre table d'hier à [heure] chez [nom du restaurant] est restée vide. Un imprévu ? La prochaine fois, un appel au [numéro] suffit.

E-mail · Garage · Ton neutre · 594 caractères

Quand le pont et le temps du mécanicien étaient réservés. Il propose une nouvelle date et demande une confirmation la veille.

Objet : votre rendez-vous atelier du [date]

Bonjour [Madame / Monsieur] [nom],

Votre [marque et modèle], immatriculé [immatriculation], était attendu à l'atelier le [date] à [heure] pour [intervention]. Le véhicule n'a pas été déposé et nous n'avons pas eu de nouvelles.

Le pont et le temps du mécanicien étaient réservés pour cette intervention. Si elle est toujours d'actualité, nous pouvons vous proposer le [date 1] ou le [date 2] ; merci de nous confirmer la date retenue la veille au plus tard, au [téléphone] ou en réponse à ce message.

Cordialement,
[prénom et nom], [nom du garage]

E-mail · Cabinet de santé · Ton neutre · 517 caractères

Aucune somme n'est demandée : un professionnel de santé conventionné ne facture pas une consultation qui n'a pas eu lieu. Le message explique la conséquence pour les autres patients.

Objet : votre rendez-vous du [date] au cabinet

Bonjour [Madame / Monsieur] [nom],

Vous aviez rendez-vous au cabinet le [date] à [heure]. Ce rendez-vous n'a pas été honoré, et le cabinet n'a pas été prévenu.

Ce créneau aurait pu être proposé à un autre patient en attente d'une consultation. Si vous avez toujours besoin de ce rendez-vous, vous pouvez en reprendre un [sur … / au …].

En cas d'empêchement, merci de prévenir le cabinet le plus tôt possible, même au dernier moment.

Cordialement,
[Dr / titre] [nom]

Lettre · Cabinet de santé · Ton ferme · 1051 caractères

Après plusieurs absences sans prévenir. Plus ferme, toujours sans somme réclamée. Mettre fin à un suivi obéit à des règles déontologiques : lisez la source citée plus bas avant d'aller plus loin.

[Dr / titre] [nom]
[Adresse du cabinet]
[Téléphone]

[Prénom et nom du patient]
[Adresse]

[Ville], le [date]

Objet : vos rendez-vous non honorés des [date 1] et [date 2]

Madame, Monsieur,

Vous aviez rendez-vous au cabinet les [date 1] et [date 2]. Aucun de ces rendez-vous n'a été honoré et le cabinet n'a pas été prévenu, malgré le message qui vous a été adressé après la première absence.

Ces absences privent d'autres patients d'une consultation et désorganisent le cabinet. Elles compliquent aussi votre propre suivi.

Je vous demande donc, à l'avenir, d'honorer vos rendez-vous ou de les annuler dès que vous savez que vous ne pourrez pas venir, au [téléphone] ou sur [service de prise de rendez-vous]. Si ces absences se répétaient, je serais dans l'obligation de reconsidérer les conditions de votre suivi au cabinet.

Si une difficulté particulière explique ces absences, je vous invite à m'en parler lors de votre prochaine venue.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Dr / titre] [nom]